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  • Los equipos financieros destinan hasta el 20% de su tiempo en procesos manuales. Aquí te decimos cómo esa gestión de gastos puede simplificarse y optimizarse.

Llevar la contabilidad de forma manual podrá sonar ‘muy romántico’ pero, ¿alguna vez te has puesto a pensar en todos los gastos que conlleva no digitalizar tu gestión de gastos? 

La realidad es que de cara a 2022 y luego de más de año y medio de pandemia, la implementación de soluciones digitales para cualquier empresa no es un lujo sino una necesidad.

A continuación, Mendel te indica cuáles son los costos ocultos que como compañía estás pagando por llevar a cabo tus procesos financieros de forma manual, que puedes evitar utilizando una plataforma de gestión digital:

1. Tiempo desperdiciado

Seamos honestos: las empresas que no implementan plataformas inteligentes para su gestión de gastos y que no automatizan procesos, le dedican demasiado tiempo a tareas que podrían ser realizadas con la ayuda de la tecnología. 

De hecho, un estudio de McKinsey indica que los equipos financieros en el mundo dedican casi el 20% de su tiempo a trabajos que podrían automatizarse. Utilizar ese tiempo en tareas de carácter estratégico y no en labores repetitivas y rutinarias, desde luego que generará, a mediano plazo, un beneficio económico al negocio.

Mendel proporciona a las empresas la función de carga automática de comprobantes, ahorrando tiempo ya que los usuarios simplemente requieren tomar una foto de su recibo y la plataforma se encarga del resto: categorizar, asignarlo al presupuesto correcto y generar la factura para hacer el gasto deducible.

presupuesto empresarial
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2. Mayores márgenes de error la gestión de gastos manual

Gestionar las finanzas de una empresa de forma manual, en hojas de cálculo convencionales e incluso en papel, genera un margen de error mucho mayor al de dejarlo a la tecnología.

Por ejemplo, imagina que alguna de las facturas de parte de los proveedores se extravía o que los datos no son arrojados correctamente en un reporte de cierre de mes. Eso, de inmediato hará que todo el trabajo hecho en días anteriores deba incluso repetirse, implicando mayor tiempo y esfuerzo para el personal encargado.

Por el contrario, Mendel ofrece una plataforma precisa que reduce el costo de la recopilación de los datos, misma que permite a los responsables de la empresa tomar decisiones más acertadas.

3. Posibles incumplimientos fiscales

No, nadie quiere quedar mal con la autoridad fiscal, independientemente del país en el que te encuentres. Es por eso que es fundamental tener total control del proceso de facturación de gastos y presentación de declaraciones ante el regulador, ya que no hacerlo puede conllevar sanciones importantes.

Una gestión eficiente con la plataforma de Mendel, además de permitir que tu empresa cumpla puntualmente con sus obligaciones fiscales, permite controlar desde el principio todos los pasos del proceso fiscal, desde la emisión de facturas, recepción, cobros y pagos, lo que además genera un impacto positivo en la relación con clientes y proveedores.

4. Riesgo de fraude interno con gestión de gastos manualmente

Es importante que los encargados de gestionar el presupuesto interno de las empresas tengan la oportunidad de configurar reglas inteligentes que especifiquen cuándo, cómo y dónde los colaboradores pueden gastarse el dinero. 

Para ello, además de una plataforma digital, requieren una tarjeta de crédito corporativa como la que ofrece Mendel, con la que los encargados de las finanzas tienen total visibilidad y control de los gastos, evitando inconsistencias e imposibilitando que se gaste más allá del presupuesto asignado.

Contar con lo anterior, permite que cualquier empresario pueda realmente enfocarse en hacer que su negocio avance y dejar que la tecnología se encargue de la gestión financiera, evitando gastos como los antes citados que, en ocasiones, no son visibles pero siempre generan un impacto en los números de la organización.