Cuando los viáticos se gestionan con correos, hojas de cálculo y tickets sueltos, las áreas financieras pierden horas persiguiendo comprobantes y conciliando gastos. El resultado: poca visibilidad, decisiones tardías y un cierre de mes más lento de lo necesario. Con un enfoque digital, el control de viáticos puede ser simple, transparente y rápido.
¿Qué entendemos por control de viáticos?
El control de viáticos es el conjunto de procesos y herramientas para definir políticas, autorizar, registrar, comprobar y analizar los gastos de viaje y representación. El objetivo es doble: cuidar el presupuesto y facilitar la operativa de quienes viajan, sin fricciones innecesarias.
Los retos más comunes en el control de viáticos
- Tickets perdidos o fuera de tiempo. La captura manual y tardía dificulta la comprobación.
- Reportes incompletos. Falta de campos obligatorios o evidencias adjuntas.
- Anticipos sin seguimiento. No hay trazabilidad clara entre anticipo, gasto y reembolso.
- Poca visibilidad. Es difícil saber quién gasta, en qué y si cumple la política.
- Conciliación lenta. La información no está estandarizada y se duplica el trabajo contable.
Antes y después: del proceso manual al digital
Antes (manual): el colaborador paga con su tarjeta personal, guarda tickets, arma un reporte al final del viaje, lo manda por correo, espera aprobación y reembolso. Finanzas revisa a mano, persigue faltantes y concilia al cierre.
Con Mendel: el colaborador usa tarjeta corporativa con políticas predefinidas, toma una foto del comprobante desde el celular y se asocia automáticamente a la transacción. Las aprobaciones suceden en minutos, los límites y categorías se establecieron con anticipación y finanzas ve reportes en tiempo real. La conciliación es directa contra el sistema contable.
Componentes clave para un control de viáticos moderno
- Tarjetas corporativas inteligentes. Límites por monto, categoría, horarios y geografía, con bloqueo automático fuera de política.
- Captura móvil de comprobantes. Escaneo desde el celular y asociación automática a la transacción.
- Políticas embebidas. Reglas visibles al momento de pagar; menos errores, menos rechazos.
- Flujos de aprobación ágiles. Aprobadores correctos, sustituciones por ausencia y acuerdos de nivel de servicio claros.
- Reportes en tiempo real. Visibilidad por persona, equipo, proyecto y centro de costos.
- Conciliación contable simplificada. Estandarización de categorías y exportación al sistema contable/ERP.
- Trazabilidad y auditoría. Historial de cada gasto (quién, cuándo, dónde, por qué) para facilitar revisiones y cumplir normativa.
Cómo empezar a digitalizar el control de viáticos
El primer paso es mapear el proceso actual para entender dónde están los cuellos de botella: anticipos, comprobación, aprobaciones o conciliación. A partir de ahí, define políticas claras y comunícalas al equipo. Una vez establecido el marco, puedes configurar tarjetas corporativas con reglas de uso y activar la captura digital de comprobantes. Lo recomendable es iniciar con un piloto en un área pequeña, medir resultados y escalar gradualmente al resto de la empresa.
KPIs que vale la pena medir
- % de gastos con comprobante válido (meta: elevarlo y mantenerlo).
- Tiempo promedio de aprobación y de reembolso.
- % de transacciones fuera de política (tendencia a la baja).
- Ahorro por negociaciones (al tener visibilidad de proveedores más usados).
- Tiempo de conciliación en cierre de mes.
Mejores prácticas para escalar el control de viáticos
- Diseña políticas simples y visibles. Menos ambigüedad = menos rechazos.
- Estandariza categorías y campos obligatorios. Facilita reporting y conciliación.
- Capacita a viajero y aprobadores. Un playbook de 1–2 páginas evita dudas.
- Automatiza recordatorios. Empuja la carga de comprobantes y revisiones a tiempo.
- Revisa mensualmente anomalías. Transacciones fuera de horario, montos atípicos o proveedores inusuales.
¿Dónde entra Mendel?
Mendel centraliza todo el ciclo de viáticos: tarjetas corporativas con reglas, carga móvil de comprobantes, aprobaciones rápidas, reportes en tiempo real y exportación contable. Así, el área financiera gana control y visibilidad, mientras los equipos se mueven sin fricción.
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