El uso del OCR en facturas está revolucionando los procesos de cuentas por pagar en las empresas. Aplicada a la gestión de facturas, permite automatizar tareas tediosas como la captura de datos y la validación de comprobantes, acelerando flujos de trabajo y reduciendo errores.
En este blog te explicamos cómo funciona el OCR, por qué es clave en la recuperación de facturas fiscales y cómo herramientas como Mendel lo utilizan para optimizar tus procesos financieros.
¿Cómo funciona el OCR en facturas y qué beneficios aporta a la gestión contable?
El OCR (Optical Character Recognition) es una tecnología que convierte documentos escaneados o digitales en texto editable y buscable. En el contexto de cuentas por pagar, el OCR permite leer datos clave de una factura (como folio, RFC, total, fecha y razón social) sin necesidad de capturarlos manualmente.
Esto permite:
- Automatizar la validación de facturas
- Asociar comprobantes a los gastos correspondientes
- Detectar errores o duplicidades
- Agilizar la conciliación contable
Problemas comunes en la recuperación manual de facturas
Muchas empresas siguen dependiendo del equipo contable para perseguir a los colaboradores por sus comprobantes. Esto genera:
- Gastos no deducibles por falta de factura válida
- Retrasos en el cierre contable
- Errores en la clasificación de gastos
- Pérdida de tiempo en tareas repetitivas
Además, el SAT tiene procesos cada vez más automatizados, por lo que no tener visibilidad inmediata puede generar inconsistencias fiscales.
Así funciona la recuperación de facturas con OCR + IA en Mendel
Mendel utiliza OCR combinado con inteligencia artificial para automatizar la recuperación de comprobantes de factura. El proceso es así:
- Captura inteligente del gasto: Cada vez que se hace un pago con tarjeta Mendel, el sistema registra automáticamente el movimiento.
- Foto del ticket: El colaborador toma una foto del ticket desde la app para facilitar la identificación del gasto.
- Búsqueda automática de factura: La IA rastrea en el portal del SAT si existe una factura que coincida con ese gasto.
- Validación en tiempo real: Se confirma que la factura sea válida y esté emitida correctamente.
- Asociación automática: La factura se liga al gasto correspondiente sin intervención manual, cerrando el proceso de forma automática.
De esta forma, el equipo financiero ya no tiene que perseguir comprobantes ni intervenir en tareas operativas.
Beneficios de automatizar la recuperación de facturas
- Menos gastos no deducibles: Se recuperan más facturas de forma automática y a tiempo.
- Cierres contables más rápidos: sin persecuciones ni conciliaciones manuales.
- Mayor control y visibilidad: Puedes ver en tiempo real qué gastos ya tienen factura válida.
- Ahorro de tiempo: El equipo contable se enfoca en tareas estratégicas, no operativas.
Limitaciones del OCR y cómo las resuelve Mendel
Como cualquier tecnología, el OCR tiene límites, pero en Mendel estos casos están contemplados: si el sistema no encuentra coincidencias automáticas, genera alertas para revisión y permite flujos manuales para asociar correctamente los comprobantes faltantes. Puede fallar si las facturas están mal escaneadas, son de proveedores no registrados, o si hay errores en la emisión. Por eso, en Mendel también se permite subir comprobantes manuales o revisar excepciones cuando el sistema no logra hacer la asociación de forma automática.
