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  • Sin una correcta organización de los documentos y eficiencia operativa, el cierre contable puede ser un proceso caótico a final de año.

El cierre contable llega al final del año como un proceso que toda empresa debe realizar y que, en ocasiones, se vuelve caótico derivado de un sinfín de documentos dispersos, facturas perdidas, y procesos de gestión financiera mal establecidos.

Y sí, en ocasiones esas problemáticas se presentan por realizar los procesos de forma manual durante el año, lo que implica que la información no sea precisa, que pueda incluso estar alterada y con márgenes de error altos. 

De ese modo, las empresas siempre requieren de un aliado tecnológico que les permita tener un cierre fiscal en el que puedan conocer de forma precisa el funcionamiento del negocio durante los últimos 12 meses, además de que sirva como base para la planeación del año siguiente.

Es decir, para trasladar las cifras a cuentas de balance y conocer el resultado económico del año, para cuantificar las ganancias y/o pérdidas generadas, se requiere información precisa y clara que se gestione con transparencia durante el año, así como una base de datos creíble y no alterados.

¿Cómo hacerlo con tecnología?

Ante ello, Mendel ofrece a las empresas una herramienta que permite gestionar, durante el año, las operaciones realizadas con una tarjeta corporativa. esta solución está basada en un software de control con el que los equipos financieros se empoderan con información real.

Con ello, pueden crear y asignar presupuestos con reglas de negocio inteligentes, para un mayor control de gastos.

Lo anterior, mes con mes, permite que al llegar al cierre contable a final de año los encargados de dicho proceso tengan estados de cuenta actualizados con detalle de gastos por empleado. También el total de pagos de los consumos empresariales y facturas emitidas de forma automática.

Esto se logra gracias a que Mendel cuenta con tecnología que permite a las empresas obtener las facturas y XML para cada compra que realice la empresa, con cualquier método de pago, de forma automática y únicamente con tomar una foto del ticket.

Esta es una herramienta imprescindible para los equipos financieros ya que, de acuerdo con datos de Mendel, permite realizar los cierres mensuales hasta 5 días más rápido, tener todas las facturas validadas con el SAT para evitar incumplimientos ante la autoridad fiscal, y ahorrar hasta 26,400 horas por año que, sin esta solución, se irían en la recuperación manual de facturas.

Mendel plataforma y tarjeta corporativa
La tecnología permite reducir los márgenes de error, conseguir mayor precisión y ahorrar tiempo en los procesos.

Por el contrario, sin esta tecnología, las empresas pueden encontrarse con la aparición de valores equivocados; colocación de gastos o ingresos en cuentas que no corresponden; errores en la conciliación bancaria entre cuentas por cobrar y pagar; e incluso la pérdida de libros de registro de operaciones o corrupción de los archivos, mismos que son problemáticas generadas derivado de la falta de transparencia que se crea con los procesos manuales.

Es importante mencionar que, además, Mendel se integra a cualquier sistema contable que utilizan los equipos de finanzas, lo que brinda la capacidad de sincronizar fácilmente todos los gastos y facturas para que la información fluya desde la plataforma, en lugar de tener datos dispersos de distintas fuentes que son difíciles de correlacionar al momento de hacer el cierre contable.

Contar con ese nivel de eficiencia también genera ahorros importantes de dinero. Datos de Mendel señalan que, en promedio, el ahorro de tiempo en procesos manuales para las empresas al utilizar una solución de este tipo puede alcanzar hasta USD$20,000 dólares al mes en la gestión de gastos.

En resumen, las empresas requieren tener la información creíble a la mano al momento de realizar un proceso tan relevante como es el cierre contable, para lo cual requieren una plataforma que les ayude a automatizar procesos, optimizar las operaciones y generar visibilidad en tiempo real de lo que ocurre al interior de la corporación. Para saber cómo obtener este tipo de herramientas para tu empresa, acude a los especialistas de Mendel.