Todo el que gestiona gastos corporativos conoce la historia: el colaborador guarda el ticket “para después”, el comercio ya no factura porque pasaron tres días, y el equipo de finanzas termina el mes persiguiendo comprobantes que nunca llegan. El resultado son gastos sin comprobar, IVA que no se acredita y deducciones que se pierden, dinero que la empresa ya gastó y que además no puede recuperar fiscalmente.
Con la facturación automática de Mendel ese proceso deja de depender de la memoria de cada colaborador: tú tomas la foto del ticket y nosotros hacemos el resto. Solicitamos la factura directamente con el comercio y te la entregamos lista para conciliar. Pero hay un secreto para que el proceso funcione a la primera: la calidad del ticket que envías.
Estos son los cinco tips que aumentan la probabilidad de éxito de cada factura y te evitan reenvíos, rechazos y deducciones perdidas.
1. Toma fotos claras y legibles
Todo empieza con la foto. Busca una luz adecuada y evita tomar la foto en movimiento. Las fotos ilegibles no se pueden facturar: si eso pasa, te llega un mensaje para que vuelvas a enviar ese ticket, y cada reenvío es tiempo que corre contra el plazo de facturación del comercio.
Un truco simple: antes de enviar, haz zoom a la foto y verifica que se lean el nombre del comercio, el folio y el total. Si tú no puedes leerlos, nadie puede.
2. Captura el ticket completo, sin importar su tamaño
La foto debe incluir tanto la parte de arriba como la de abajo del ticket. Es común que la información de facturación aparezca hasta el final, mientras que el nombre del comercio suele estar al inicio: si cortas cualquiera de las dos, la solicitud se complica.
Evita tapar datos con los dedos u ocultar el nombre del comercio, los métodos de contacto o la información sobre facturación. Todo eso es lo que usamos para gestionar tu factura.
3. Manda la foto conforme haces el gasto
Este es el error más costoso. Muchos comercios no facturan pasadas 24, 48 o 72 horas de la compra, y otros tantos tienen problemas para facturar a fin de mes por la saturación de solicitudes.
Por eso te recomendamos enviar las fotos conforme obtienes los tickets. Mandarlas en el momento aumenta la probabilidad de éxito de tu factura. Acumular tickets para “facturarlos todos juntos el 30” es la receta perfecta para perder deducciones.
4. Verifica que venga el nombre del comercio y un método de contacto
Para solicitar una factura necesitamos saber a quién pedírsela y por dónde. Revisa que en tu ticket venga el nombre del comercio y al menos un método de contacto: correo, teléfono o WhatsApp. Sin esos datos es casi imposible solicitar la factura.
Si el ticket que te dieron no los incluye, pide uno completo antes de salir del establecimiento. Toma menos de un minuto y te ahorra días de seguimiento.
5. Pide el ticket, no te quedes con el voucher
El voucher de la terminal comprueba que pagaste, pero no contiene la información suficiente para emitir la factura: no incluye el desglose de conceptos, los impuestos ni los datos fiscales del comercio.
Solicita siempre al comercio el ticket para facturar. Son documentos distintos y solo uno de ellos sirve para obtener tu comprobante fiscal.
¿Con qué comercios facturamos?
Con todos, tengan portal de autofacturación o no. Nuestro equipo se encarga de solicitar la factura directamente con el comercio para que tú no pierdas tiempo en portales, correos ni llamadas.
Los únicos comercios con los que no podemos ayudarte son aquellos que piden una cuenta personal para entrar y solicitar la factura, como Amazon, Mercado Libre o Uber. En esos casos, la factura debe solicitarse desde la cuenta con la que se hizo la compra.
Tú tomas la foto. Mendel hace el resto.
Cuando sigues estos cinco tips, la tasa de éxito de facturación sube de forma notable y el equipo de finanzas deja de perseguir comprobantes al cierre de mes. Cada factura recuperada es IVA acreditable y gasto deducible que antes se perdía.
Y si tienes cualquier pregunta, acércate a nuestro equipo de servicio al cliente por correo o por WhatsApp: estamos para ayudarte.
