¿Cuál es el gran problema?
El control de viáticos es algo indispensable dentro de las organizaciones, ya que son aquellos recursos proporcionados a tus colaboradores para realizar sus actividades de representación fuera de la oficina.
No obstante, esto puede ser problemas más graves dentro de las grandes organizaciones. No poder ver en tiempo real las transacciones; no poder controlar cuánto y dónde gastan sus representantes; causar desacuerdos con sus colaboradores ya que varios de sus gastos no serán aprobados y su dinero no será reembolsado… Sólo para nombrar algunos ejemplos. En resumen, hace falta un sistema que les permita ver en tiempo real cada una de sus operaciones.
Estos problemas posiblemente convierten el control de viáticos en una de las mayores fuentes de fuga de recursos. ¡El daño es mucho! Problemas de deducibilidad, gastos no comprobables, uso de tus recursos de forma errónea, pérdida de horas laborales en recuperar comprobantes fiscales, e incluso rotación de personal.
La guía de 3 pasos para mejorar el control de viáticos en tu empresa
1. Crea políticas de uso de control de viáticos
Acompañadas de un conjunto de presupuestos, las políticas sirven como guías de gastos para todos los colaboradores. Puedes crear políticas y presupuestos por área o por proyecto y establecerlos por colaborador. Podrías decidir limitar el uso de los recursos de la empresa por días, horarios, comercios de uso, etc., impidiendo que tus colaboradores gasten fuera de tus políticas, incluso antes de que esto suceda.
2. Usa tarjetas corporativas
Una tarjeta es la mejor herramienta ya que te brinda aceptación en todos los establecimientos, físicos y virtuales. Cuando reduces el uso de efectivo, eliminas gastos no comprobables y aumentas tu nivel de deducibilidad. Asimismo, otorgas un control total de tus gastos: conocerás cada movimiento, detectarás dónde se gasta y con qué frecuencia. Te permitirá analizar y optimizar los gastos de la empresa, incluso reducir gastos mediante algún acuerdo comercial.
3. Usa un software de control de viáticos
Un software especializado en gestión de gastos le permita tu equipo descartar de su carga de trabajo la recuperación y la validación de las facturas generadas por sus gastos. ¡Tu equipo finalmente puede concentrarse en lo que realmente importa! Un software otorga a la empresa la seguridad de tener en tiempo y forma el gasto facturado y validado ante el SAT, que tu equipo no gasto extra a lo establecido en el presupuesto, sin la posibilidad de ser alterado.
Un sistema de gastos te permitiría saber y controlar en qué se gastan los recursos corporativos
Hoy en día existen softwares de control de gastos que le permite a tu colaborador, crear un sistema de requisición de control de viáticos, desde su aplicación. En tan solo unos minutos tu equipo puede hacer la solicitud de presupuesto o aprobación de gastos, enviándola en tiempo real a tu sistema, en el cual podrás realizar la aprobación de forma inmediata.
¿Los beneficios de un software de control de gastos?
- Libera en tiempo real los recursos a tu colaborador, vía aprobación manual o automática;
- Eficienta los proceses de reembolsos, que aumenta tu deducibilidad de la empresa;
- Facilita la conciliación de gastos, ‘todas facturas cuadran’ en contabilidad y auditorías;
- Tus colaboradores evitan problemas fiscales por usar la tarjeta corporativa, que el SAT no considere el reembolso un ingreso extra.
Adopta software de control presupuestos
También es necesario ser flexible en algunas ocasiones y con puestos en específico. Algunos softwares innovadores, por ejemplo Mendel, permite tus colaboradores solicitar un presupuesto de viáticos y tus administradores que aprueben la solicitud. Además, todos los usuarios pueden ver sus transacciones y el presupuesto restante en tiempo real. Así, ¡tus viajes de negocios sean fáciles y sin preocupaciones!
La buena noticia, es que todo esto no significa el uso de un sinfín de programas y pagos elevados, todo lo encuentras en una sola plataforma de control de gastos. Con Mendel puede optimizar las operaciones de tu equipo, reducir costos y mejorar la deducibilidad de tu empresa. Platica con nuestro equipo.
