El regreso de las actividades presenciales tras la pandemia ha reactivado ciertos gastos empresariales bajo nuevas modalidades. Los viajes de trabajo y los costos de transporte (gasolina y casetas) son algunos de ellos. De acuerdo con la Asociación Mexicana de Recintos Feriales (Ameref), el turismo de reuniones en México muestra una recuperación del 60% si se comparan con niveles previos a la pandemia. En este sentido, la gestión de gastos de transporte es más importante que nunca.
¿Por qué? Porque otras organizaciones expertas en la materia también afirman que la recuperación de este sector se ha dado de forma escalonada desde 2021 y se espera que este año cierre con un crecimiento gradual pero progresivo. Al ser un punto clave en la economía de la región y del crecimiento de las empresas, este tipo de gastos suponen un punto administrativo, financiero y contable importante para las organizaciones.
Sin embargo, con la volatilidad de los precios de los combustibles y los nuevos costos de las casetas, los traslados de personal o de vehículos comerciales puede ser un reto relevante para las organizaciones a la hora de asignar presupuestos.
¿Qué significa esto para empresas con equipos que viajan o con flotas de vehículos?
Que calcular los gastos y gestionarlos es clave para cualquier empresa. Recordemos que mantener un control de gastos sano es crucial para la rentabilidad y eficiencia de los equipos financieros y, por ende, de la propia empresa. Estos dos gastos en particular pueden ser especialmente difíciles de supervisar debido a malas prácticas al usar viáticos y a la disparidad de los precios de los combustibles y casetas dependiendo de las ciudades o zonas geográficas. En otras palabras, estos gastos corporativos son sensibles a un mal uso de estos.
Tecnología para la gestión de gastos de transporte
¿Qué se puede hacer para gestionarlos? Apalancarse de la tecnología. La clave para controlar los gastos de transporte, gasolinas y viáticos es contar con información precisa en tiempo real. Esta digitalización de procesos administrativos puede impulsar una buena previsión de gastos, así como una asignación de viáticos más transparente. Incluso frente a variaciones de precios de casetas, contar con dichos movimientos en tiempo real aumenta la eficiencia de los equipos administrativos.
La ventaja de utilizar plataformas de gestión de gastos digitales y tarjetas de crédito corporativas inteligentes es que se pueden diseñar y asignar presupuestos acotados, aumentando la seguridad, eficiencia y transparencia de estas operaciones. Al mismo tiempo, este tipo de plataformas centralizan las operaciones en un solo lugar, lo que evita malos manejos, fraudes y transacciones no autorizadas.
En pocas palabras, apoyarse en la tecnología es una decisión competitiva e inteligente para mantener bajo control la gestión de gastos para transportes y viáticos.
