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- Históricamente, las empresas han asignado porcentajes considerables de su presupuesto anual a viajes corporativos. Sin embargo, la digitalización ha permitido que cada vez más interacciones se lleven a cabo a través de plataformas virtuales. Esto nos lleva a reflexionar por qué estas inversiones siguen siendo relevantes y eficientes.
Ana María Ponce de León | Head of Finance de Mendel
En esta edición, Mendel Minds preguntó a Ana María Ponce de León (Head of Finance de Mendel) sobre algunos aspectos claves para una óptima administración de viajes corporativos:
¿Qué desafíos identificas en las empresas al administrar viajes corporativos?
Si bien se puede trabajar perfecto remotamente, la realidad es que las relaciones se construyen más allá del tiempo que le dediques a una llamada. El estar cerca de las personas si hace la diferencia, porque es donde se cierran negocios, donde realmente se forjan vínculos empresariales y personales, que son los que te llevan a escalar tu negocio.
Aunque este tipo de actividad genera grandes beneficios, hoy sigue siendo un reto para muchas empresas llevar a la práctica una buena gestión. Tradicionalmente, tienes a grandes directivos invirtiendo valioso tiempo usando Excel, cargando comprobantes y obteniendo facturas. Lo que a nivel empresa simboliza una falta de eficiencia y una carga adicional tanto para los empleados como para los equipos financieros.
¿Por qué es importante tener una óptima administración de viajes corporativos?
Es esencial para maximizar la eficiencia, definir límites claros para los colaboradores y facilitar los informes posteriores al viaje. Estos elementos clave agilizan el proceso de gestión de viajes, haciendo que sea más fluido y eficaz en todos los aspectos.
¿Cómo ayuda la tecnología en este sentido?
Desempeña un papel fundamental, ya que proporciona herramientas que permiten a las empresas organizar, controlar y optimizar estas actividades. Además de brindar mayor seguridad en el caso de afrontar robos o extravíos.
En el caso de Mendel, evitamos a nuestros usuarios tener que dedicar su tiempo a comprobar gastos, porque nosotros lo hacemos por ello, y a las empresas les ayudamos a reducir los no deducibles.
Por último, ¿Qué recomendaciones le darías a los equipos financieros para poder llevar una mejor gestión?
Es importante recordar que cada empresa tiene sus propias particularidades, pero identifico 4 puntos importantes a considerar:
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- Establecer políticas y realiza seguimiento de los gastos: Esto permite fomentar la responsabilidad y el control de costos dentro de las empresas. Realizar reportes puede ayudar a identificar áreas de ineficiencia y oportunidades de optimización de costos y tiempo en la empresa.
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- Poner en marcha un sistema de gestión financiera: Utilizar herramientas digitales permite a los equipos automatizar tareas, mejorar la precisión de los registros contables, implementar un proceso de aprobación de gastos, facilitar la generación de informes y proporcionar una visión general de la situación financiera de la empresa en tiempo real.
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- Implementar mejoras a través de alianzas estratégicas: Una vez que comprendas las tendencias de gastos, se puede establecer sinergias con proveedores, socios comerciales o tecnológicos que te permitan obtener beneficios adicionales, como descuentos o acceso a nuevas tecnologías.
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- Medir el impacto ambiental: Implementar métricas de evaluación del desempeño ambiental, no solo te permitirá evaluar el desempeño de la compañía en términos de sostenibilidad y ética, sino que también puede influir positivamente en la rentabilidad y la reputación.
Si bien es cierto que la digitalización ha reducido la necesidad de viajar en algunas circunstancias, no se puede negar el valor de los encuentros presenciales en el mundo empresarial. Los viajes corporativos bien planificados y estratégicos seguirán siendo una inversión relevante y eficiente para muchas empresas. Sin embargo, es importante encontrar un equilibrio y utilizar la tecnología para maximizar la eficiencia de los viajes, reduciendo costos y minimizando el impacto ambiental.
